Tegevuse või sündmuse korraldamine on aega ja täpsust nõudev tegevus, millega tasub alustada pigem varem kui
hiljem. Kuid kuidas plaan edukalt ellu viia ja korraldada meeldejääv tegevus?
Alati on hea kaasata plaanidesse ja korraldusse ka teisi osapooli, sest nii saab erinevaid ülesandeid paremini
jagada ja soovitud tulemuseni jõuda. Selleks, et ideid edukalt ellu viia, on vajalik põhjalik ja läbimõeldud eelnev
planeerimine. Planeerimise käigus leitakse vastused mõningatele küsimustele, mis aitavad kaasa sündmuse
õnnestumisele.
Mida küsida endalt ja oma tiimilt tegevust planeerides?
- Millal tegevus toimub?
- Kus tegevus toimub?
- Kellele on tegevus toimub?
- Kuidas tegevusel osalejate ootused välja selgitame?
- Mis on tegevuse eesmärk?
- Mis on tegevuse sisu?
- Keda kaasame planeerimisse, korraldamise ja elluviimisesse?
- Milliste ressurssidega peame arvestama?
- Millised ohud ja takistused võivad esineda?
- Kuidas toetada osalejate õpikogemust?
- Kuidas korraldada tegevus selliselt, et see on tähenduslik, väärtust loov ja meeldejääv?
Kui oled leidnud nendele küsimustele vastuse, saad hakata täpsemat plaani koos oma tiimiga koostama. Kõik
väiksemad ja suuremad detailid on oluline paika panna ja kirjalikult fikseerida, alustades kasvõi sellest, kes
hoolitseb muusika ja mikrofonide eest kuni selleni, kes koristab ürituse lõppedes ruumid või kes kujundab
sotsiaalmeediapostitused ning valmistab ette veebiplatvormi tegevuseks ja kes teeb märkmeid, kokkuvõtte.
Väga oluline on kõikides detailides kokku leppida ja jagada ülesanded ning vastutusalad tiimiliikmete vahel.
Fikseerige kokkulepped kõikidele osapooltele kättesaadaval kujul (nt veebis) ning arvestage kindlasti ka
varuplaaniga ehk näiteks kui mõni tiimiliige ei saa osaleda või mõni tegevus ei saa toimuda, on olukorra
lahendamiseks olemas varuplaan ja ideed.
Eesti Õpilasesinduste Liit jagab näpunäiteid, kuidas korraldada tegevus edukalt:
- Oma läbimõeldud, põhjalikult läbi arutatud ning osapooltega kooskõlastatud tegevusplaani.
- Tunne oma tiimi ning jaga neile jõukohaseid ülesandeid.
- Otsi toetajaid ja/või sponsoreid, eelista telefonikõnet ning leppige kokku mõlemale osapoolele sobiv plaan.
- Täpsusta ürituse eesmärk ning ürituse planeerimise ajal tehtavad tegevused.
- Ole tegevuse elluviimise ajal rahulik ning vii tegevusi ellu plaani järgi.
- Mitte ükski tegevus ei lähe korda ilma viperusteta: ole valmis neid vastu võtma ning ka ära lahendama nii hästi kui võimalik.
NB! Kui oled kõik läbi mõelnud ja omad head plaani, siis õnnestub kõik!
Koostanud noorteinfoportaal Teeviit poolt 2022. aasta noorsootöö nädala raames.
