Kuidas korraldada meeldejääv sündmus?

Sündmuste korraldamine on aega ja täpsust nõudev tegevus, millega tasub alustada pigem varem kui hiljem. Aga vahel tulevad väga head ideed viimasel hetkel mõttesse ja ka siis on hea, kui on olemas plaan ideede elluviimiseks. Alati on hea kaasata plaanidesse ja korralduse ka teisi, sest nii saab erinevaid ülesandeid paremini jagada ja hea tulemuseni jõuda.

Selleks, et ideid edukalt ellu viia, on vajalik põhjalik eelnev planeerimine. Planeerimise käigus leitakse vastused mõningatele küsimustele, mis aitavad paremini jõuda hea tulemuseni.

Mida küsida endalt ja meeskonnalt sündmust planeerides?

  • Millal ja kus üritus toimub?
  • Kellele on üritus suunatud?
  • Mis on ürituse sisu?
  • Keda kaasatakse planeerimisse ja korraldamisse?
  • Mis on planeeritav eelarve?

Kui oled leidnud nendele küsimustele vastuse, saad hakata täpsemat plaani koostama. Kõik pisimadki detailid tuleb paika panna, alustades kasvõi sellest, kes hoolitseb muusika ja mikrofonide eest kuni selleni, kes koristab ürituse lõppedes ruumid. Oluline on kõikides detailides kokku leppida ja jagada ülesanded ning vastutusalad meeskonnaliikmete vahel.

Eesti Õpilasesinduste Liit jagab mõningaid näpunäiteid, kuidas korraldada õnnestunud üritust:

  • Oma läbimõeldud ja läbivaieldud ning kooskõlastatud tegevus- ja rahalist plaani.
  • Tunne oma meeskonda ning jaga neile jõukohaseid ülesandeid.
  • Mõelge välja ürituse eesmärk ning selle vältel tehtavad tegevused.
  • Otsige sponsoreid: eelistage telefonikõnet. Mõelge, mida on teil endal võimalikule sponsorile pakkuda (nt reklaam teie Facebooki lehel, Instagramis).
  • Hoia ürituse vältel oma pea külm ning vii läbi tegevusi ellu plaani järgi.
  • Mitte ükski üritus ei lähe korda ilma viperusteta: ole valmis neid vastu võtma ning ka ära lahendama nii hästi kui võimalik.
  • NB! Kui oled enda peas kõik läbi mõelnud, siis peakski kõik ka õnnestuma!

Artikli on koostanud Eesti Õpilasesinduste Liit

Loe veel sarnasel teemal: